Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Tilavarauspalvelu Varaamon asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, joka on delegoinut rekisterinpitäjän tehtävät 27.3.2018, § 71, hallintojohtajalle.
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Rekisterin tarkoituksena on kaupungin tilojen ja laitteiden varausmahdollisuuksien tarjoaminen rekisteröidyille.
Käsittelyn tarkoitukset
Tilojen hallinnoija tai varausten käsittelijä tai kaupungin valtuuttama edustaja käsittelee henkilötietoja, jotta voidaan varmistaa asiakkaan henkilöllisyys ja sovittu käyttötarkoitus. Varauksen tekijöille ja tilaisuuden yhteyshenkilöille voidaan myös viestiä varauksiin tai tiloihin liittyvistä muutoksista.
Varaamon yhteydenottolomakkeella asiakas voi ilmoittaa asiakaspalvelupyyntönsä ongelmatilanteen selvittämistä varten. Varaustietoja käytetään myös tilastointiin ja toiminnan kehittämiseen. Tilastointi ei sisällä henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 b kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Yhteydenottopyynnössä jätetyt henkilötiedot ovat suostumus tietojen käsittelyä varten.
- 6 artikla 1 b kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena. Varaus tai hakemus ja sen hyväksyminen muodostaa sopimuksen kaupungin ja asiakkaan välillä.
Keskeinen lainsäädäntö
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
Mitä henkilötietojasi käsittelemme?
Varaamossa voi asioida joko yksityishenkilönä sekä yksityishenkilön, yrityksen, yhdistyksen tai yhteisön puolesta. Puolesta asiointiin kytketään tieto henkilöstä.
Varaamoon kirjaudutaan Helsinki-profiililla, joka edellyttää vahvaa tunnistautumista. Jos sinulla ei ole Helsinki-profiilia, sellainen luodaan automaattisesti kirjautumisen yhteydessä. Halutessasi voit tutustua Helsinki-profiilin tietosuojaselosteeseen täällä: https://www.hel.fi/static/liitteet-2019/Kaupunginkanslia/Rekisteriselosteet/Keha/Sahkoisten%20asiointipalveluiden%20rekisteri.pdf
Varaamoon tallennetaan seuraavia varaajan henkilötietoja: etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, kotikunta, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli ja varauksen lisätiedot kuten varauksen nimi, käyttötarkoitus ja kuvaus sekä kaupungin tietojärjestelmän tunnistetieto (kirjastojärjestelmä). Varatessa rekisteröidyn yhteisön puolesta tallennetaan em. tietojen lisäksi tilaisuuden yhteyshenkilön etu- ja sukunimi ja yhteystiedot.
Yhteydenottolomakkeella kerätään nimi ja sähköpostiosoite.
Sisäänkirjautumisen yhteydessä tallennetaan nimi ja sähköposti. Osoitetiedot siirtyvät Helsinki-profiilista varauksen teon yhteydessä ja ne tallennetaan varauksen tietoihin. Loput henkilötiedot kerätään asiakkaalta itseltään varauslomakkeella. Tilavarausten käsittelijä voi tarkastaa Helsinki-profiilista varaajan henkilötunnuksen, kun varaus on tehty vahvaa tunnistautumista käyttäen. Henkilötunnusta ei tallenneta Varaamoon.
Miten keräämme henkilötietoja?
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään eli asiakkaalta, joka tekee varauksen: yksityisiltä henkilöiltä, yrityksiltä ja yhteisöiltä.
Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Helsingin kaupungilla on sopimuskumppaneita tilojen varauspalvelun toteuttamiseksi. Henkilö- ja varaustietoja voidaan luovuttaa sopimuskumppanille tilavarauspalvelun toteuttamiseksi. Kaupunki voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle tai palveluntarjoajalle erillisellä toimeksiantosopimuksella.
Tällöin henkilötietojen käsittely tapahtuu kaupungin lukuun ja kaupungin määrittämän tarkoituksen toteuttamiseksi. Kaupunki säilyy henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Kaupunki ja palveluntarjoaja vastaavat yhdessä henkilötietojesi käsittelyn lainmukaisuudesta. Näihin sopimuksiin liitetään Helsingin kaupungin tietosuoja- ja salassapitoliite.
Henkilötietojen käsittelijät
Tietoja käsittelevät siihen luvitettu kaupungin henkilökunta ja sopimuskumppaneiden henkilökunta, joiden työtehtäviin kuuluu tilavarauspalvelun järjestäminen ja asiakaspalvelu tai palvelun ylläpitäminen.
Siirretäänkö henkilötietojasi EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei siirretä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman tietosuojan varmistavia sopimuksia. Helsingin kaupunki varmistaa oletusarvoisesti, että henkilötietojen käsittely tapahtuu EU- tai ETA-alueella. Kaupungin palveluja ja toimintoja voidaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia palveluntarjoajia, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietoja saatetaan siirtää myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus asettaa tiukat kriteerit henkilötietojen siirrolle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön vaatimuksista. Helsingin kaupunki sitoutuu tällöin noudattamaan vaatimuksia henkilötietojen suojan riittävästä tasosta, ja sitouttaa soveltuvin osin käyttämänsä järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat huolehtimaan vastaavista tietosuojavelvoitteista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?
Yksittäisen varauksen kohdalla henkilötiedot säilytetään kaksi vuotta kunkin tilan käyttöhetken päättymisestä. Tiedot säilytetään kausivarauksissa kahden vuoden ajan hakemuksen käsittelyn päättymisestä.
Yhteydenottolomakkeella kerätyt tiedot säilytetään yhden kokonaisen kalenterivuoden ajan.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Oikeutesi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät osoitteesta: https://www.hel.fi/fi/paatoksenteko-ja-hallinto/tietoa-helsingista/tietosuoja-ja-tiedonhallinta/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet-ja-niiden-toteuttaminen
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihin, artikla 15)
Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Kaupunki toimittaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja ja monimutkainen. Jos määräaikaa jatketaan, kaupunki ilmoittaa tietojen pyytäjälle asiasta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä syyt viivästymiselle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Sinulla oikeus vaatia, että kaupunki oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi puutteelliset tiedot on oikeus saada täydennetyiksi. Tietojen mahdollinen puutteellisuus ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jos kaupunki ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon oikaisemisesta, se antaa asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Joissakin poikkeustapauksissa, esimerkiksi jos tietojen käsittely on perustunut henkilön suostumukseen ja henkilö peruuttaa suostumuksensa, on henkilöllä oikeus saada tietonsa poistetuiksi eli tulla unohdetuksi. Jos kaupunki ei hyväksy henkilön vaatimusta tiedon poistamisesta, antaa se asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Samassa yhteydessä kerrotaan mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos käsittely perustuu kaupungin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, liittyy yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos henkilö kiistää tietojensa paikkansapitävyyden, jolloin niiden käsittelyä rajataan siksi ajaksi, kun kaupunki tarkistaa niiden paikkansapitävyyden.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Henkilöllä on oikeus siirtää henkilötietonsa yhdeltä rekisterinpitäjältä toiselle, jos hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle omia henkilötietojaan ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Tämä oikeus ei koske sellaista käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka kaupunki voi osoittaa. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 56 66700
Miten voit ottaa yhteyttä tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä?
Vastuuhenkilö
Projektipäällikkö Varaamo
Yhteystiedot
Helsingin kaupunki,
Kirjaamo
PL 10 (Pohjoisesplanadi 11-13),
00099 Helsingin kaupunki
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Helsingin kaupungin tietosuojavastaava
tietosuoja@hel.fi
09 310 1691 (puhelinvaihde)
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 29.4.2024