Dataskyddspolicy

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 13 och 14 Lokalbokningstjänsten Varaamos kundregister Personuppgiftsansvarig Den personuppgiftsansvarige är kultur- och fritidsnämnden som 27.3.2018, § 71 har delegerat den personuppgiftsansvariges uppgifter till förvaltningsdirektören. Varför behandlar vi dina personuppgifter? Registrets syfte är att erbjuda de registrerade möjlighet att boka stadens lokaler och utrustning. Ändamål med behandlingen Den som förvaltar lokalerna eller handlägger bokningarna eller en representant som staden befullmäktigat behandlar personuppgifterna för att kunna bekräfta kundens identitet och det avtalade användningsändamålet. Man kan även skicka meddelanden om ändringar i bokningar eller lokaler till dem som gör bokningar och kontaktpersoner för tillställningar. Med Varaamos kontaktformulär kan kunden skicka begäran om att bli kontaktad av kundtjänsten för att utreda situationer om det har uppstått problem. Bokningsuppgifterna används också för statistikföring och utveckling av verksamheten. I statistikföringen används inga personuppgifter. Rättslig grund för behandling av personuppgifter Artikel 6.1 b i den allmänna dataskyddsförordningen: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Genom att lämna personuppgifter i samband med kontaktbegäran samtycker kunden till behandlingen av uppgifterna. Artikel 6.1 b: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part. En bokning och godkännandet av den bildar ett avtal mellan staden och kunden. Central lagstiftning - EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) - Dataskyddslagen (1050/2018) Vilka personuppgifter om dig behandlar vi? Varaamos tjänster kan användas som privatperson samt för en annan privatperson, ett företag, en förening eller ett samfund. Till uträttandet av ärenden för en annans räkning kopplas uppgift om personen. Inloggning i Varaamo sker med Helsingforsprofilen som kräver stark autentisering. Om du inte har en Helsingforsprofil skapas en profil automatiskt vid inloggning. Om du vill kan du läsa dataskyddsbeskrivningen för Helsingforsprofilen här: https://www.hel.fi/static/liitteet-2019/Kaupunginkanslia/Rekisteriselosteet/Keha/Sahkoisten%20asiointipalveluiden%20rekisteri.pdf I Varaamo sparas följande uppgifter om den som gör en bokning: förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, hemkommun, e-postadress, telefonnummer, språk för uträttande av ärenden och tilläggsinformation om bokningen, såsom bokningens namn, användningsändamål och beskrivning samt beteckning i stadens informationssystem (bibliotekssystemet). Vid bokning för en registrerad sammanslutning sparas utöver de ovan nämnda uppgifterna även förnamn och efternamn och kontaktuppgifter till tillställningens kontaktperson. Med kontaktformuläret samlar man in namn och e-postadress. I samband med inloggningen sparas namn och e-postadress. Adressuppgifterna överförs från Helsingforsprofilen när en bokning görs och de sparas i bokningsuppgifterna. De övriga personuppgifterna samlas in från kunden själv med bokningsformuläret. Den som handlägger lokalbokningar kan kontrollera personbeteckningen i Helsingforsprofilen, när bokningen har gjorts med stark autentisering. Personbeteckningen sparas inte i Varaamo. Hur samlar vi in personuppgifter? Uppgifterna fås från den registrerade själv, det vill säga från kunden som gör bokningen: privatpersoner, företag och samfund. Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter? Helsingfors stad har avtalspartner som sköter lokalbokningstjänsten. Person- och bokningsuppgifter kan lämnas ut till avtalspartner för skötseln av lokalbokningstjänsten. Stadens kan utlokalisera behandlingen av personuppgifter till en extern systemleverantör eller serviceleverantör med ett separat uppdragsavtal. I detta fall behandlas personuppgifterna för stadens räkning och för ett ändamål som staden bestämt. Staden är fortfarande personuppgiftsansvarig. Staden och serviceleverantören svarar tillsammans för lagligheten i behandlingen av personuppgifterna. Till avtalen om detta bifogas Helsingfors stads dataskydds- och sekretessbilaga. Personer som behandlar personuppgifterna Uppgifterna behandlas av stadens personal som har tillstånd för detta och personal hos avtalspartner vars arbetsuppgifter omfattar ordnande av lokalbokningstjänsten och kundtjänst eller upprätthållande av tjänsten. Överförs dina personuppgifter utanför EU och EES? Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES utan avtal som säkerställer dataskyddet. Helsingfors stad säkerställer som standard att uppgifterna behandlas inom EU eller EES. Stadens tjänster och verksamheter kan dock i vissa fall också genomföras hos en serviceleverantör som befinner sig någon annanstans. Då används tjänster och servrar. I detta fall kan personuppgifter också överföras utanför EU och EES. EU:s allmänna dataskyddsförordning anger strikta kriterier för överföring av personuppgifter till länder vars lagstiftning om behandlingen av personuppgifter skiljer sig från de krav som ställs i den europeiska dataskyddslagstiftningen. Helsingfors stad förbinder sig att i iaktta kraven på tillräckligt skydd av personuppgifter och kräver att de systemleverantörer och serviceleverantörer som staden anlitar säkerställer motsvarande dataskyddsförpliktelser på det sätt som dataskyddslagstiftningen kräver. Hur länge förvarar vi dina personuppgifter? För en enskild bokning lagras personuppgifterna i två år räknat från den tidpunkt då användningen av lokalen har avslutats. I säsongsbokningar lagras uppgifterna i två år räknat från den tidpunkt då handläggningen av ansökan har avslutats. Uppgifterna som samlas in med kontaktformuläret lagras ett helt kalenderår. Automatiserat beslutsfattande och profilering Automatiserat beslutsfattande och profilering används inte i anslutning till behandlingen av personuppgifterna. Dina rättigheter i samband med behandlingen av dina personuppgifter Den registrerades rättigheter och anvisningarna om utövande av dem finns på: https://www.hel.fi/sv/beslutsfattande-och-forvaltning/information-om-helsingfors/dataskydd-och-informationshantering/dataskydd/den-registrerades-rattigheter-och-hur-man-kan-havda-dem Rätt att få insyn i uppgifterna (den registrerades rätt till tillgång, artikel 15) Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlas om dig och vilka uppgifter som har lagrats om dig. Staden ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen får vid behov förlängas med högst två månader om begäran är exceptionellt omfattande och komplicerad. Om tidsfristen förlängs meddelar staden detta samt orsakerna till dröjsmålet till den som begär uppgifter inom en månad efter mottagandet av begäran. Rätt till rättelse (artikel 16) Du har rätt att av staden utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter. Eventuella ofullständigheter i uppgifterna löses med beaktande av syftet med behandlingen av personuppgifter i registret. Om staden inte godtar personens begäran om att få uppgifter rättade, tillhandahåller den ett skriftligt intyg där orsakerna till att avslå begäran meddelas. I detta sammanhang informeras också om möjligheten att inge ett klagomål till tillsynsmyndigheten och att använda andra rättsmedel. Rätt att bli bortglömd (artikel 17) I vissa undantagsfall, till exempel om behandlingen av uppgifter har grundat sig på personens samtycke och personen återkallar sitt samtycke, har personen rätt att få sina uppgifter raderade, det vill säga att bli bortglömd. Om staden inte godtar personens begäran att få sina uppgifter raderade, tillhandahåller den ett skriftligt intyg där orsakerna till att avslå begäran meddelas. I detta sammanhang informeras också om möjligheten att inge ett klagomål till tillsynsmyndigheten och att använda andra rättsmedel. Den registrerade har inte rätt till radering av uppgifterna om staden behandlar uppgifterna för att fullgöra en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning som utförs av staden. Rätt till begränsning av behandling (artikel 18) I vissa situationer kan en person ha rätt att begära begränsning av behandlingen av sina personuppgifter tills uppgifterna har kontrollerats på vederbörligt sätt samt rättats eller kompletterats. En sådan situation kan vara till exempel att den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger staden möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta. Rätt till dataportabilitet (artikel 20) Personen har rätt att överföra sina personuppgifter, som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige, till en annan personuppgiftsansvarig, om behandlingen av uppgifterna grundar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiserat. Den rätten ska inte gälla i fråga om en behandling som är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av staden. Rätt att göra invändningar (artikel 21) En person har rätt att, av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation, när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter avseende honom eller henne, när behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av staden. I detta fall kan får behandlingen av personuppgifterna endast fortsätta om staden kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om den sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet (artikel 77) Du har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679. Dessutom har du rätt att använda andra administrativa prövningsförfaranden samt rättsmedel. Dataombudsmannens byrå Besöksadress: Fågelviksgränden 4 Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors E-post: tietosuoja@om.fi. Telefonväxel: 029 566 6700 Hur kan du kontakta oss vid frågor om dataskydd? kuva.tietosuoja@hel.fi Ansvarig person Projektchef Varaamo Kontaktuppgifter Helsingfors stad, Registratorskontoret, PB 10 (Norra Esplanaden 11–13), 00099 Helsingfors stad Kontaktuppgifter till dataskyddsombud Helsingfors stads dataskyddsombud tietosuoja@hel.fi 09 310 1691 (telefonväxel) Denna dataskyddsbeskrivning uppdaterades 29.04.2024.