Kokoushuone 2

Tilan loppusiivous on varaajan vastuulla. Alkuvalmistelut ja loppusiivous sisältyvät varausaikaan.

Tähän varaukseen sovelletaan Helsingin kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehtoja.

Helsingin kaupungin tilojen ja laitteiden varaamisen sopimusehdot

1 Soveltamisala

Nämä sopimusehdot koskevat Helsingin kaupungin tilojen ja laitteiden varaamista tilavarauspalvelun kautta. Tekemällä varauksen tai hakemuksen tilavarauspalvelussa, asiakas hyväksyy nämä ehdot ja vakuuttaa antamansa tiedot oikeiksi ja riittäviksi. Asiakkaalla tarkoitetaan yksityishenkilöä tai yhteisöä, joka tekee varauksen tilavarauspalvelussa. Palveluntarjoajalla tarkoitetaan Helsingin kaupunkia. Tilavarauspalvelulla tarkoitetaan Varaamo-palvelua.

2 Tilojen ja laitteiden varaaminen asukaskäyttöön

Asiakkaan ja palveluntarjoajan välille syntyy sitova sopimus, kun asiakas on onnistuneesti varannut tilan tai laitteen tilavarauspalvelussa ja varaus näkyy ”hyväksytty”-tilassa. Varaamisessa noudatetaan erillisiä tilakohtaisia maksu- ja peruutusehtoja ja mahdollisia muita tilakohtaisia sopimusehtoja. Mikäli tilakohtaiset sopimusehdot ovat ristiriidassa näiden sopimusehtojen kanssa, noudatetaan ensisijaisesti näitä sopimusehtoja.

Tilavarauspalvelun kautta ei voi suoraan varata tilaa, jos järjestettävässä tilaisuudessa toteutuu yksi tai useampi alla olevista kohdista:

1. arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä;
2. käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja; 
3. tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta; 
4. toiminnan luonne aiheuttaa erityistä vaaraa tilalle, laitteille, ihmisille tai ympäristölle; 
5. järjestetään muuta pelastussuunnitelmaa edellyttävää toimintaa; 
6. tilaisuudessa on kyse mielenosoituksesta; 
7. tilaisuudessa on kyse kuvauksista tai kuvausten järjestämisestä. Kuvausten järjestämisestä tiloissa on sovittava aina erikseen ja niitä koskevat erilliset hinnastot ja ohjeet. 

Tiloja ei voi varata eikä niitä luovuteta varaajan käyttöön, jos tilaisuudessa rikotaan YK:n rotusyrjinnän vastaista sopimusta tai asiakas tai tilaisuuden järjestäjä harjoittaa tai suunnittelee rikollista tai väkivaltaa tuottavaa toimintaa.

Tilavarauspalvelun kautta tapahtuvaan tilojen ja laitteiden varaamiseen sovelletaan Kaupungin tilojen asukaskäytön periaatteita 20.8.2018 § 505. Asiakkaan tulee olla varausta tehdessään täysi-ikäinen. Yli 15-vuotiaat ja vajaavaltaiset voivat kuitenkin tehdä palvelussa varauksia, jotka katsotaan tavanomaisiksi ja merkityksiltään vähäisiksi. Alle 15-vuotias voi varata palvelusta käyttöönsä vain sellaisia tiloja ja laitteita, jotka on merkitty palvelussa sallituiksi alle 15-vuotiaille.

Asiakkaalle voidaan antaa velvoittavia tilan järjestykseen ja ylläpitoon liittyviä tilakohtaisia käyttö- ja turvallisuusohjeita. 

3 Asiakkaan vastuu

Asiakas on vastuussa toimintansa turvallisuudesta. Tilan enimmäishenkilömäärä on ilmoitettu tilan kuvauksessa. Asiakas vastaa siitä, ettei tilan enimmäishenkilömäärää ylitetä. Asiakkaan on ilmoitettava tiloissa, laitteissa tai irtaimistossa ilmenevistä vioista viipymättä palveluntarjoajalle. Laitteiden käytössä on noudatettava palveluntarjoajan antamia ohjeita. Asiakas vastaa sovitusti loppusiivouksesta sekä varatun tilan perussiisteyden ylläpidosta käytön aikana.

Tupakointi on kielletty sisätiloissa ja alaikäisille suunnatuilla ulkoalueilla kuten koulujen, leikkipuistojen ja nuorisotilojen piha-alueilla. Luvaton yöpyminen tilassa on kielletty.

Asiakas vastaa, että järjestettävä toiminta tai toiminnan suunnittelu on lain ja hyvän tavan mukaista eikä loukkaa kolmannen osapuolen oikeutta. Tiloja tai laitteita ei saa käyttää tekijänoikeudella tai muulla vastaavalla oikeudella suojatun aineiston julkaisemiseen tai levittämiseen ilman oikeudenhaltijan lupaa, taikka muuten tavalla, joka on haitallista, loukkaavaa, vahingollista tai lainvastaista.

Asiakkaan järjestämän tilaisuuden tulee selkeästi erottua kaupungin omista tilaisuuksista. Tilaisuuden viestinnästä ei saa muodostua käsitystä, että kaupunki olisi toiminnan yhteistuottaja. 

4 Tapahtumat ja yleisötilaisuudet

Vain täysivaltainen henkilö voi varata tilan tilavarauspalvelun kautta yleisötilaisuuden järjestämistä varten. Asiakas vastaa tapahtuman tai yleisötilaisuuden järjestäjänä tilaisuudesta ja sen vaikutuksista. Asiakas vastaa tilaisuuden kokonaisturvallisuudesta eli myös kolmannen osapuolen järjestämistä ohjelmapalveluista. Asiakas vastaa tapahtuman tai yleisötilaisuuden järjestäjänä tarvittavista ilmoituksista, suunnitelmista, selvityksistä, luvista ja vakuutuksista. Asiakas vastaa myös tarvittaessa tapahtuman tai tilaisuuden tekijänoikeusmaksuista, kuten Teosto- ja Gramex-maksuista.

Asiakas vastaa avoimen yleisötilaisuuden järjestäjänä tilavalinnallaan tilaisuuden saavutettavuudesta. 

5 Tilojen itsenäinen käyttö

Tila voidaan antaa itsenäiseen käyttöön ilman kaupungin henkilökunnan tai edustajan läsnäoloa. Tällöin asiakas sitoutuu vastaamaan tilan käytön turvallisuudesta ja valvonnasta itsenäisesti. Asiakkaan tulee olla täysivaltainen varatessaan tilan itsenäiseen käyttöön. Tila tai laite voidaan luovuttaa itsenäiseen käyttöön vain perehdytyksen saaneelle henkilölle. Käyttöoikeutta ei saa luovuttaa eteenpäin. Asiakkaan vastuulla on varmistaa, ettei tiloihin pääse omaan toimintaan kuulumattomia henkilöitä. 

6 Korvausvelvollisuus

Asiakkaan on viipymättä ilmoitettava tilaan kuuluvan irtaimiston tai rakenteen vahingoittumisesta.

Asiakas on velvollinen korvaamaan toiminnallaan aiheuttamansa kulut, kuten erityissiivouksen tai hälytyksestä aiheutuvat vartiointikulut. Lisäksi asiakas on velvollinen korvaamaan tiloille, laitteille tai irtaimistolle varauksensa yhteydessä aiheuttamansa tai tilaisuuteen osallistujan aiheuttaman vahingon. Asiakas on vastuussa myös varausajan jälkeen tapahtuvista vahingoista, jotka aiheutuivat asiakkaan tai tilaisuuteen osallistuneiden toiminnasta. Ilmoittamattomat vauriot laskutetaan todellisten kulujen mukaan jälkikäteen.

Jos asiakas kadottaa luovutetun avaimen tai kulkutunnisteen, asiakas vastaa avainten ja sarjoituksen vaihtamisesta aiheutuneista kustannuksista. 

7 Vauriot, puutteet ja reklamaatiot

Kaikki huomautukset tilan varustukseen ja kuntoon liittyen on osoitettava viivytyksettä palveluntarjoajalle. Palveluntarjoaja ei ole velvollinen hyvitykseen jälkikäteen tehdystä huomautuksesta. Palveluntarjoajalla tai hänen edustajillaan on tarvittaessa oikeus päästä kiinteistöön tarkastusta tai ylläpitoa varten. 

8 Löytötavara

Palveluntarjoaja ei vastaa tiloihin jätetyistä tavaroista. Löytötavaroita käsitellään löytötavaralain mukaisena laitoslöytönä. Asiakas vastaa löytötavaroiden palautuksesta aiheutuneista kuluista. 

9 Maksu-, muutos- ja peruutusehdot

Tilavarauksessa sovelletaan erillisiä tilakohtaisia varauksen muuttamista ja peruuttamista koskevia ehtoja sekä maksuehtoja. Sopimus edellyttää tilakohtaisten maksu-, muutos- ja peruutusehtojen hyväksymistä.

10 Palveluntarjoajan peruutusoikeus ja sopimuksen purkaminen

Palveluntarjoajalla on oikeus peruuttaa varaus Helsingin kaupungin oman palvelutoiminnan järjestämistä varten. Lisäksi palveluntarjoaja voi peruuttaa varauksen ylivoimaisen esteen takia tai viranomaisen määräyksestä. Jos palveluntarjoaja ei pysty tarjoamaan varattua tilaa, palveluntarjoajalla on oikeus muuttaa asiakkaan varauksen ajankohtaa tai kestoa tai perua varaus.

Mikäli palveluntarjoaja muuttaa asiakkaan varauksen ajankohtaa tai kestoa, asiakkaalla on oikeus perua varauksensa 7 vuorokauden kuluessa siitä, kun palveluntarjoaja on muuttanut varauksen ajankohtaa tai kestoa, vaikka tavanomainen peruutusaika ei olisi enää voimassa. Asiakas ei kuitenkaan voi peruuttaa varaustaan myöhemmin kuin 24 tuntia ennen varauksen ajankohtaa. Asiakkaan peruuttaessa varauksensa edellä mainitusta syystä tai palveluntarjoajan käyttäessä peruutusoikeuttaan asiakkaasta riippumattomista syistä varausta koskeva maksu palautetaan asiakkaalle koroitta. Palveluntarjoaja ei korvaa varauksen perumisesta aiheutuneita muita välittömiä tai välillisiä kustannuksia. Palveluntarjoajalla ei ole velvollisuutta osoittaa asiakkaalle korvaavaa tilaa tai laitetta.

Palveluntarjoajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi, jos asiakas tai asiakkaan vastuulla järjestettyyn tilaisuuteen osallistuja syyllistyy sellaiseen laiminlyöntiin tai menettelyyn, mikä olennaisesti rikkoo näitä sopimusehtoja. 

Palveluntarjoajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi myös, jos:

1. Asiakas tai tilaisuuden osallistuja rikkoo toimipisteen sääntöjä ja ohjeita tai harjoittaa tilassa rikollista, vaarallista tai muutoin sopimuksen vastaista tai sopimattomaksi katsottavaa toimintaa;
2. Asiakas tai tilaisuuden osallistuja suunnittelee rikollista tai väkivaltaa tuottavaa toimintaa; 
3. Asiakas tai tilaisuuden osallistuja aiheuttaa tahallaan tai huolimattomuuttaan vahinkoa laitteelle, huoneistolle, kiinteistölle, itselleen, kolmannelle osapuolelle tai ympäristölle; 
4. Tilaisuus tai sen sisältö poikkeaa etukäteen ilmoitetusta. 

Jos varaus joudutaan keskeyttämään asiakkaan tai tilaisuuden osallistujan häiriökäyttäytymisen takia, maksuja ei palauteta. Jos tilaisuus tai sen sisältö poikkeaa etukäteen ilmoitetusta, asiakkaalta voidaan periä varauksesta hinnaston mukainen maksu myös jälkikäteen.

Palveluntarjoaja huomauttaa sopimusehtojen vastaisista rikkeistä kirjallisesti. Ehtojen toistuva laiminlyönti voi johtaa varausten perumiseen sekä määräaikaiseen varauskieltoon.

11 Sopimusehtojen muuttaminen

Palveluntarjoaja voi muuttaa tai täydentää näitä sopimusehtoja sopimuskauden aikana. Muutettuja sopimusehtoja sovelletaan kaikkiin uusiin varauksiin muutoshetkestä alkaen. Jo tehtyjen varausten osalta palveluntarjoaja ilmoittaa ehtojen muutoksista vähintään 30 vuorokautta ennen muutosten voimaantuloa. Ehtojen muuttuessa asiakkaalla on oikeus peruuttaa varauksensa ennen muutosten voimaantuloa. Mikäli asiakas ei peruuta varaustaan ennen muutosten voimaantuloa, asiakkaan katsotaan hyväksyneen muuttuneet ehdot. Jos asiakas peruuttaa varauksensa sopimusehtomuutoksen takia, asiakkaalla on oikeus korottomaan maksunpalautukseen.

12 Vastuunrajoitukset ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Palveluntarjoaja ei vastaa peruuntumisesta tai keskeytymisestä aiheutuneista välittömistä tai välillisistä vahingoista lukuun ottamatta tilasta maksettua maksua. Palveluntarjoaja ei vastaa virheestä tai viivästyksestä, jos se aiheutuu ylivoimaisesta esteestä.

Virheellinen hintatieto ei sido palveluntarjoajaa, jos hinta on selvästi virheellinen. Hintatieto on virheellinen esimerkiksi silloin, jos ero palvelussa ilmoitetun hinnan ja todellisen hinnan välillä on huomattavan suuri tai väärää hintaa voidaan pitää poikkeuksellisen alhaisena yleiseen hintatasoon verrattuna.

Sopimusehtoihin ja tilavarauspalveluun sovelletaan Suomen lakia. Sopimusehtoja tai tilavarauspalvelua koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti palveluntarjoajan ja asiakkaan välisin neuvotteluin. Mikäli edellä mainitut osapuolet eivät pääse sopuun, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa osapuolen niin vaatiessa. Kuluttaja-asiakkaan oikeudesta saattaa asia tuomioistuimen tutkittavaksi on säädetty oikeudenkäymiskaaren (4/1734) 10 luvussa. Kuluttaja-asiakas voi saattaa asian myös kuluttajariitalautakunnan käsiteltäväksi.

Jos näiden ehtojen käännökset aiheuttavat tulkintaristiriidan, asia ratkaistaan suomenkielisten sopimusehtojen perusteella. 

Helsingissä 13.6.2022